Der DRK-KV Karlsruhe e.V. betreibt im Auftrag des Landes Baden-Württemberg eine Landeserstaufnahme für besonders schutzbedürftige Geflüchtete. Dazu zählen u.a. Schwangere, Wöchnerinnen, kranke und pflegebedürftige Personen, sowie deren Familienangehörige. 
Etwa 40 Mitarbeiter betreuen und versorgen bis zu 200 Asylsuchende aus unterschiedlichen Herkunftsländern, deren Verweildauer in der Einrichtung von wenigen Tagen oder Wochen, bis zu mehreren Monaten dauern kann. Zur Unterstützung der Einrichtungsleitung suchen wir ab sofort ein Organisationstalent für folgende Tätigkeitsbereiche:

Tätigkeitsbeschreibung:

Der/die Büromanager*in unterstützt die Einrichtungsleitung bei der Koordination und Verwaltung des Betriebes der Landeserstaufnahmestelle für besonders Schutzbedürftige Geflüchtete. Dazu gehören unter anderem:

• Unterstützung der Einrichtungsleitung bei der Personalverwaltung, Personalakquise und Personalbetreuung
• Assistenz bei Dienstplanung, Krankmeldungen und Arbeitszeiterfassung
• Verschriftlichung von Konzepten und Prozessen der Unterkunftsabläufe
• Assistenz bei der Erstellung von Dossiers verschiedener Vulnerabilitätsprofile 
• Korrespondenz mit dem Regierungspräsidium Karlsruhe (Auftraggeber)
• Organisation und Koordination regelmäßiger Mitarbeiterschulungen
• Terminorganisation, Vorbereitung und Protokollierung von Mitarbeitergesprächen 
• Vorbereitung von Meetings mit internen und externen Kooperationspartnern
• Layout und Publikation von interner und externer Kommunikation 

Anforderungen:

• Ausbildung zur Kauffrau/ zum Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung
• Hohe Kompetenz in der Selbstorganisation
• Sensibilität und Fähigkeit, auf die vielfältigen Bedürfnisse von Menschen mit besonderem Schutzbedarf einzugehen
• Sehr gute Anwendung der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• fremdsprachliche Kompetenz in Englisch und/oder Französisch, weitere Fremdsprachkenntnisse wünschenswert 
• sehr guter Umgang mit EDV-Anwendungen (MS Word, Excel, PowerPoint)

Sie sind eine belastbare und motivierende Persönlichkeit, die auch in Stresssituationen einen kühlen Kopf bewahrt. Zu Ihren Stärken zählen Empathie, Kommunikationsstärke und die Fähigkeit zum Perspektivenwechsel. Sie verfügen über sehr gute Organisationsfähigkeiten und können zugeteilte Projekte eigenständig verfolgen und entwickeln. Eine offene Haltung sowie ein großes Interesse an fremden Kulturen runden Ihr Profil ab. Für den Ihnen anvertrauten Aufgabenbereich setzen Sie sich engagiert und vollumfänglich ein.

Wir bieten Ihnen ein Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien in einem motivierten und dynamischen Team, in dem Sie sich eigenverantwortlich einbringen können und überdurchschnittlich entlohnt werden. Zusätzlich erhalten Sie viele Benefits, wie betriebliche Altersvorsorge, kostenlose Getränke, Zuschüsse zum Fitnessstudio, JobRad, sowie vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten u.v.m. 

Fühlen Sie sich bereit für eine neue Herausforderung? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung inkl. Gehaltsvorstellung an:

DRK-KV Karlsruhe e.V. 
Am Mantel 3 
76646 Bruchsal 
Konstantin Gnatz
konstantin.gnatz@drk-karlsruhe.de